Більшість СТО ведуть облік одним із трьох способів: зошит чи Excel, готова програма за підпискою або власна система. Жоден не є правильним для всіх. Сервісу на два пости з одним приймальником цілком вистачить таблиці, а мережі з магазином запчастин вона коштуватиме грошей щодня. Розбираємо, що має вміти облік на СТО, коли досить кожного з трьох варіантів і як перейти з Excel без хаосу.
Що взагалі має бути в обліку СТО
Незалежно від того, в чому ви ведете облік, у ньому мають бути шість речей:
- Запис на ремонт і ТО з розкладом по майстрах і постах, щоб у сезон не було черги під воротами.
- Картка авто: номер, VIN, марка, пробіг і вся історія робіт і запчастин. Без неї гарантійний випадок перетворюється на суперечку.
- Заказ-наряд: роботи й запчастини в одному документі, погодження додаткових робіт із клієнтом, акт.
- Склад запчастин: приходи, залишки, списання під конкретний наряд.
- Зарплата механіків від виконаних робіт — за вашими правилами.
- Нагадування клієнтам про наступне ТО за датою чи пробігом — щоб клієнт повертався до вас, а не до того, хто нагадав першим.
Варіант 1. Зошит і Excel
Коли досить: один-два пости, один приймальник, невеликий склад, власник сам бачить усе, що відбувається.
Де ламається:
- записатися можна лише телефоном, і лише коли приймальник не зайнятий;
- історія авто розкидана по зошитах, фото в месенджерах;
- склад «з голови» — розбіжності видно лише на інвентаризації;
- зарплату механіків рахують вручну наприкінці місяця, і це щоразу привід для суперечки;
- таблицю редагують кілька людей, і ніхто не знає, хто що змінив.
Варіант 2. Готова програма для СТО
Готові програми за підпискою — Remonline та аналоги — дають типовий набір з коробки: клієнти, наряди, склад, каса. Старт за день, платите щомісяця.
Коли досить: стандартні роботи, кілька постів, немає своїх правил, які не вкладаються в логіку програми, і вас влаштовує, що база живе в постачальника.
Де починає муляти:
- рахунок росте з кожним користувачем чи точкою;
- свої правила оплати механіків, пакети послуг чи зберігання шин доводиться вести поруч, у таблицях;
- сайт, онлайн-запис і продаж запчастин — окремі сервіси, які погано говорять між собою;
- вивантаження бази обмежене тарифом.
Варіант 3. Власна система
Коли має сенс: кілька постів чи точок, магазин запчастин, свої правила оплати праці, потреба в онлайн-записі на власному сайті або вимога, щоб база клієнтів і авто належала вам.
Власна система не обовʼязково пишеться з нуля. Запис, клієнти, склад, каса, нарахування й нагадування — типові модулі, які вже існують на готових платформах. Під СТО доробляються картка авто й заказ-наряд, і саме на них іде основна робота проєкту.
Мінуси: старт не за день, а за тижні, і потрібен підрядник, якому ви довіряєте. Уточнюйте до початку: чия буде база, як її вивантажити й чи можна перенести систему на свій сервер.
Як обрати: коротка шпаргалка
- 1–2 пости, стандартні роботи, власник поруч — Excel або проста готова програма.
- 3+ постів, типовий процес, дані не критичні — готова програма за підпискою.
- Кілька точок, магазин запчастин, свої правила, потрібен сайт із записом — варто порахувати власну систему.
Як перейти з Excel без хаосу
- Почистіть базу клієнтів: один клієнт — один рядок, телефони в одному форматі.
- Зведіть авто до клієнтів: номер, VIN, марка, пробіг на останньому візиті.
- Порахуйте склад: інвентаризація перед переходом, щоб у новій системі залишки були правдою.
- Домовтеся про правила: хто відкриває наряд, хто списує запчастини, хто закриває оплату.
- Переходьте з понеділка, а не посеред тижня: старі записи дозаповнюйте в старому місці, нові — лише в системі.
Часті питання
Як рахувати зарплату механіків у системі?
Від закритих заказ-нарядів: відсоток від робіт, ставка за нормогодину чи їх поєднання. Головне — щоб правило було записане один раз і застосовувалося автоматично, а не пояснювалося щомісяця.
Чи варто вести зберігання шин у тій самій системі?
Так, якщо ви його пропонуєте: шини привʼязані до клієнта й авто, і в сезон видно, чиї комплекти де лежать і коли їх видавати.
Як перенести базу з готової програми?
Більшість програм дозволяють вивантажити клієнтів, авто й історію в Excel чи CSV. Перевірте, що вивантаження повне, до того як платити за нову систему: імпорт робиться за день, а відновити втрачене — неможливо.
Чи потрібен сайт, якщо є система?
Запис на ремонт працює найкраще, коли він стоїть на сайті СТО: клієнт знаходить вас у пошуку й записується, не дзвонячи. Система без сайту — облік, сайт без системи — вітрина. Разом вони дають записи.
Що далі
Якщо ви впізнали себе в третьому варіанті, подивіться, як ми будуємо CRM для СТО: що вже працює на платформі, а що доробляємо під сервіс — картку авто й заказ-наряд. Якщо головний біль — запчастини, почніть зі складського обліку. А щоб зрозуміти, скільки коштує кожен варіант на горизонті трьох років, прочитайте розбір скільки коштує CRM-система.