Питання «скільки коштує CRM» має дві різні відповіді, і їх часто плутають. Готова CRM за підпискою коштує щомісячний платіж за кожного користувача. Власна система — разову суму за розробку (або оренду) і потім підтримку. Порівнювати ці цифри напряму не можна: одна — за місяць, друга — на роки вперед. У цій статті розбираємо, з чого складається ціна кожного варіанта, як порахувати вартість на три роки і коли який окупається. Ми самі робимо розробку CRM-систем, тому одразу скажемо чесно: невеликій команді зі стандартним процесом частіше вигідніша підписка.

Два способи платити за CRM

Підписка на готову систему

Ви платите постачальнику щомісяця — зазвичай за кожного користувача, інколи ще за додаткові модулі. Натомість отримуєте систему, яка працює вже сьогодні: реєструєтесь, заводите співробітників і починаєте працювати.

  • Плюси: старт за день, немає великого разового платежу, оновлення робить постачальник.
  • Мінуси: ви працюєте за логікою сервісу, дані живуть у постачальника, а рахунок росте з кожним новим співробітником.

Власна система

Систему будують під ваш процес: ваші етапи, поля, документи, правила оплати й звіти. Ви платите за розробку один раз (або орендуєте систему на сервері розробника) і далі — за підтримку й хостинг.

  • Плюси: процеси не підганяються під чужий шаблон, база ваша, кількість користувачів не множить рахунок.
  • Мінуси: старт не за день, а за тижні; потрібен підрядник, якому ви довіряєте.

З чого складається ціна підписки

Ціна на сайті постачальника — лише стартова точка. Реальний платіж зазвичай складається з кількох частин:

  • Користувачі. Тариф множиться на кількість людей, які працюють у системі. П'ять менеджерів і п'ятнадцять — це різні рахунки.
  • Тариф. Потрібні вам функції часто є лише в старших тарифах: складні звіти, автоматизації, API.
  • Доплати. Телефонія, SMS-розсилки, додаткове сховище файлів, інтеграції — окремими рядками.
  • Впровадження. Налаштування, перенесення даних і навчання часто робить партнер постачальника — за окрему плату.
  • Валюта й зміна цін. Частина сервісів рахує в доларах чи євро, і тарифи з часом переглядають.

З чого складається ціна власної CRM

Власна система — це проєкт, і його ціна залежить від обсягу. Типові складові:

  1. Аналіз і прототип: описуємо процес, ролі, поля й звіти, погоджуємо ключові екрани.
  2. Налаштування або розробка модулів: клієнти, запис, каса, склад, документи, нагадування.
  3. Інтеграції: сайт, телефонія, платежі, облікові системи.
  4. Перенесення даних з Excel чи старої програми.
  5. Навчання команди й супровід на старті.
  6. Хостинг, резервні копії й гарантія.

Для орієнтиру — наші ціни. Пакет STARTER — від 50 000 грн: готові модулі, налаштовані під ваш бізнес, до 10 користувачів, строк 45–60 днів. Пакет STANDARD — від 120 000 грн: усе зі STARTER плюс галузеві модулі й інтеграції, до 50 користувачів, строк 90–120 днів. Хостинг, SSL і резервні копії входять у пакет, гарантія — 6 місяців за договором. Є й варіант оренди без великого разового платежу.

Чому стартова ціна саме така: ми не пишемо систему з нуля, а будуємо її на власній платформі, яка вже щодня працює в медичних закладах. Тому основа — запис, картки клієнтів, каса, склад, нагадування — готова, а гроші йдуть на те, що робить систему вашою.

Як порахувати вартість на три роки

Щоб порівняти два варіанти чесно, рахуйте повну вартість за однаковий період. Три роки — розумний горизонт: за цей час бізнес устигає вирости, а система — окупитися.

Підписка

(Ціна за користувача × кількість користувачів + доплати) × 36 місяців + впровадження.

Умовний приклад: підписка коштує 600 грн за користувача на місяць, у вас 12 користувачів, телефонія й SMS — ще 1 000 грн на місяць. За три роки: (600 × 12 + 1 000) × 36 = 295 200 грн, без урахування впровадження й зміни тарифів. Цифри тут умовні — підставте тариф свого постачальника й свою кількість людей.

Власна система

Розробка + (підтримка й хостинг на місяць) × 36 місяців.

Тут важливо, що кількість користувачів майже не впливає на рахунок: десятий і двадцятий співробітник не додають щомісячного платежу. Тому що більша команда, то швидше власна система доганяє підписку за вартістю.

Коли вигідніша підписка

  • у команді до 5–7 людей, і вона не планує швидко рости;
  • процес типовий: заявка, дзвінок, угода, оплата;
  • потрібно почати вже завтра, а бюджету на проєкт немає;
  • дані не чутливі, і вас влаштовує, що вони живуть у постачальника.

У цьому випадку власна CRM — зайві гроші. Візьміть готову систему і поверніться до питання, коли вона почне муляти.

Коли вигідніша власна система

  • Галузь не вкладається в «ліди й угоди». Записи, розклади, картки пацієнтів чи авто, склад, абонементи — готові CRM для продажів цього не описують.
  • Людей багато, і їх стає більше. Рахунок за підписку росте з кожним наймом.
  • Половина роботи — поза системою. Excel, чати й зошити поруч із CRM, яку ведуть «для галочки».
  • Потрібні звʼязки: сайт із записом, склад, каса, телефонія, облік — в одній системі, а не п'ять сервісів, склеєних інтеграціями.
  • База має належати вам: повний експорт будь-коли і можливість перенести систему на свій сервер.

Приховані витрати обох варіантів

У підписки: ріст рахунку разом із командою, доплати за потрібні функції, підвищення тарифів і вартість переїзду, якщо колись захочете піти, — вивантаження даних не завжди повне.

У власної системи: підтримка й оновлення, хостинг і залежність від підрядника. Від останнього захищають договір, повні резервні копії, експорт даних і можливість перенести систему на ваш сервер за ліцензією. Спитайте про це до старту, а не після.

Що порадимо на старті

Спершу опишіть свій процес на одній сторінці: хто звертається, що відбувається далі, де гроші й де губляться клієнти. Якщо процес типовий, а людей мало — беріть готову систему. Якщо ваш процес схожий на запис і розклад, наприклад як у салону чи клініки, або на ремонт із запчастинами — порівняйте, що дасть система, збудована під галузь:

Хочете порахувати свій варіант — розкажіть, скільки у вас людей і як влаштований процес. На першій розмові чесно скажемо, що вигідніше: підписка чи власна система. Консультація безкоштовна, почати можна зі сторінки контактів.