Складський облік у малому бізнесі зазвичай починається тоді, коли гроші вже втрачено. На інвентаризації виявляється, що половини товару немає, хоча продажів такого обсягу не було. Хтось списав, хтось забув провести прихід, хтось видалив документ із помилкою. Добра новина: щоб навести лад, не потрібна дорога система — потрібні кілька правил, яких ніхто не порушує. Розбираємо вісім кроків, з яких варто почати, і коли таблиці вже не вистачає.

Вісім кроків до складського обліку

1. Довідник товарів

Кожна позиція — один запис: назва, артикул, одиниця виміру. Одна й та сама фарба не може бути трьома рядками з різним написанням. Якщо товар продається частинами — метрами, грамами, мілілітрами — облік має підтримувати дробові кількості, інакше залишки розʼїдуться з першого дня.

2. Місця зберігання

Склад, магазин, кабінет, автомобіль майстра — у кожного місця свої залишки. Коли весь товар лежить «на складі», неможливо зрозуміти, де саме він зник.

3. Прихід лише з документом

Кожне надходження — на підставі накладної постачальника, з кількістю й ціною. Помилку в документі виправляють сторнуванням — окремим записом, який видно в історії, — а не видаленням. Видалений документ неможливо перевірити, а сторно — можна.

4. Списання з причиною

Продаж, використання в роботі, брак, пересорт, псування — у кожного списання має бути причина й відповідальна людина. Тоді на інвентаризації видно не лише те, скільки зникло, а й куди.

5. Переміщення між місцями

Коли товар переходить зі складу в магазин чи кабінет, це окрема операція: мінус тут, плюс там. Без неї залишки по місцях стають фікцією.

6. Регулярна інвентаризація

Раз на місяць чи квартал — залежно від обороту. Розбіжності фіксуються документом із поясненням, а не тихим виправленням цифри в таблиці.

7. Права й журнал дій

Хто може приходувати, хто списувати, хто бачить закупівельні ціни — вирішуєте ви. Кожна дія записується: хто, що й коли змінив. Спільний логін «склад» на всіх — гарантія, що винного не знайдеш.

8. Контроль підозрілих операцій

Великі списання, операції заднім числом, списання без причини — система може сигналізувати про них одразу, наприклад у Telegram власнику, а не показувати їх лише в місячному звіті.

Excel, проста програма чи система

  • Excel вистачає на кілька десятків позицій і одну людину, яка веде облік. Щойно людей двоє, таблиця починає розходитися з реальністю.
  • Проста програма складського обліку — добрий вибір для крамниці, де склад живе окремо від усього іншого.
  • Система, де склад повʼязаний з продажами, записами чи роботами, потрібна, коли товар витрачається під конкретного клієнта: запчастини під заказ-наряд на СТО, косметика під процедуру в салоні, матеріали під візит у клініці. Тоді списання відбувається там, де виникає витрата, а не в окремій програмі наприкінці дня.

Пʼять типових помилок

  1. Видаляти документи замість сторнування — зникає слід, і розбіжність стає загадкою.
  2. Списувати без причини — на інвентаризації видно, що товару немає, але не видно чому.
  3. Один логін на всіх — неможливо зрозуміти, хто помилився.
  4. Не рахувати переміщення — залишки по місцях перестають відповідати дійсності.
  5. Відкладати інвентаризацію — чим довше між перевірками, тим складніше знайти причину розбіжності.

Як провести першу інвентаризацію

  1. Оберіть день без руху товару — вихідний або ранок до відкриття.
  2. Рахуйте по місцях зберігання: кожна полиця, шафа чи кабінет — окремо.
  3. Рахують двоє: один рахує, другий записує. Так менше помилок і суперечок.
  4. Спершу фактичні залишки, потім порівняння з обліком — щоб цифри в таблиці не підказували, що «має бути».
  5. Розбіжності — окремим документом із поясненням. Це стартова точка, від якої далі рахується все.

Часті питання

Як часто робити інвентаризацію?

Повну — раз на квартал, вибіркову по дорогих позиціях — щомісяця. Якщо розбіжності великі, частіше, доки не зрозумієте причину.

Чи потрібні закупівельні ціни в обліку?

Так, якщо хочете знати собівартість і прибуток. Але доступ до них варто обмежити: продавцю чи майстру закупівельні ціни зазвичай не потрібні.

Що робити з товаром, який продається поштучно й частинами?

Облік має підтримувати дробові кількості й одиниці виміру: прийшла каністра на 5 літрів, списується по 0,2. Інакше залишки не зійдуться ніколи.

З чого почати вже цього тижня

Складіть довідник товарів, проведіть інвентаризацію й домовтеся з командою про три правила: прихід — лише з накладною, списання — лише з причиною, помилку не видаляємо, а сторнуємо. Цього достатньо, щоб наступна інвентаризація була спокійнішою.

Якщо склад у вас повʼязаний із продажами чи роботами, подивіться, як влаштований складський облік у нашій системі: приходи зі сторно замість видалення, кілька складів і місць зберігання, переміщення, права за складами й операціями та сторож підозрілих списань. Для сервісів із запчастинами є окремий розбір — CRM для СТО.