Вибір CRM для клініки — рішення на роки: перенести базу пацієнтів і переучити реєстратуру вдруге дорого й боляче. Тому перед підписанням варто пройтися по списку й поставити постачальнику незручні питання. Нижче — чек-лист у восьми блоках: від запису й картки пацієнта до доступів, резервних копій і того, як система співіснує з eHealth.

1. Запис і розклад

  • Онлайн-запис із сайту клініки — на вашому сайті й під вашим доменом.
  • Розклад кожного лікаря з власним режимом запису: частину часу можна віддати онлайн-запису, частину — лише реєстратурі.
  • Різна тривалість послуг: консультація й процедура не мають займати однаковий слот.
  • Відпустки й лікарняні автоматично закривають час.
  • Нагадування пацієнтам SMS чи в Telegram — за добу й за кілька годин до візиту.

2. Картка пацієнта

  • Вся історія візитів, висновків, документів і оплат в одному місці.
  • Шаблони висновків під кожен напрям — терапевт і гінеколог пишуть різне.
  • Діагнози за МКХ-10.
  • Захист від дублікатів: той самий пацієнт, записаний двічі, не має ставати двома картками.
  • Файли й знімки в картці, а не в месенджерах лікарів.

3. Лабораторія

Якщо у вас є забір аналізів, перевірте три речі: прийом без попереднього запису, облік результатів у системі та видачу результатів пацієнту — в кабінет, а не телефоном. Інтеграція з аналізаторами — окреме питання: вона залежить від конкретного обладнання, і її варто обговорювати як окремий проєкт.

4. Кабінет пацієнта

  • Вхід за одноразовим кодом, без паролів, які всі забувають.
  • Записи, перенесення й скасування — за правилами клініки.
  • Документи й результати, які клініка відкрила пацієнту.

Кабінет знімає з реєстратури половину дзвінків «о котрій мені» і «чи готові аналізи».

5. Каса, пакети й звіти

  • Оплати, знижки, передоплачені пакети послуг із лічильником і строком дії.
  • Щоденна здача каси з журналом.
  • Звіт про надані послуги з вивантаженням для бухгалтерії.

6. Склад матеріалів

Витратні матеріали списуються під візит конкретного пацієнта — тоді видно реальну витрату й орієнтовну собівартість послуги. Окремо — права по складах і контроль підозрілих списань.

7. Доступи, журнал дій і дані

  • Ролі: лікар бачить своє, реєстратура — своє, керівник — усе.
  • Журнал дій: хто відкривав і змінював картку.
  • Де зберігаються дані, як часто робляться резервні копії й хто має до них доступ.
  • Чи можна вивантажити всю базу й перенести систему на власний сервер.

8. eHealth (ЕСОЗ)

Це питання варто поставити першим, якщо клініка працює за програмою медичних гарантій. Для роботи з електронною системою охорони здоровʼя потрібна сертифікована медична інформаційна система. Багато CRM для клінік — зокрема наша — не є сертифікованою МІС і працюють поруч із нею: запис, каса, склад, лабораторія й кабінет пацієнта — в CRM, електронні направлення й декларації — у МІС. Добре, якщо постачальник каже про це прямо, а не обіцяє «інтеграцію з eHealth» без сертифіката.

Як перейти на нову систему без зупинки реєстратури

  1. Спершу довідники: лікарі, кабінети, напрями, послуги й ціни — з Excel чи старої програми.
  2. Потім база пацієнтів із контролем дублікатів: краще витратити день на чистку, ніж роками жити з подвійними картками.
  3. Майбутні записи переносяться окремо й перевіряються вибірково — саме вони болять першими, якщо щось загубиться.
  4. Навчання ролями: реєстратура, лікарі й бухгалтерія вчаться своєму, а не всьому одразу.
  5. День переходу — на початку тижня, із запасом часу на питання в перші дні.

Десять питань постачальнику

  1. Скільки закладів уже щодня працюють на системі?
  2. Чи можна поставити онлайн-запис на наш сайт?
  3. Як налаштовуються режими запису для різних лікарів?
  4. Як система ловить дублікати пацієнтів?
  5. Як пацієнт отримує результати аналізів?
  6. Як рахується ціна, коли лікарів стане більше?
  7. Хто має доступ до даних пацієнтів і де вони зберігаються?
  8. Як часто робляться резервні копії й як з них відновитися?
  9. Як вивантажити всю базу, якщо ми захочемо піти?
  10. Що система не робить — чесно, списком?

Що далі

Ми будуємо CRM для клініки на платформі, яка вже щодня працює в медичних закладах, і на сторінці чесно розділяємо, що готове, а що налаштовуємо під вашу клініку. Для стоматологій є окремий розбір — CRM для стоматології, для лабораторій — система для лабораторії. Якщо клініці потрібен ще й сайт, подивіться сайти й системи для медицини.